Много работаю, ничего не успеваю! 5 способов это исправить

Сроки поджимают, задач много, между ними приходится разрываться, при этом возникает ощущение, что прогресс отсутствует. Начальство недовольно, а вы расстроены своими результатами.

Попытки разгрести завалы приводят к переработкам, стрессу и психологическому истощению — чувству эмоциональной опустошенности и усталости из-за собственной работы. Институт психологии РАН определяет последнее как первую стадию на пути к выгоранию.

Если вы чувствуете, что находитесь в замкнутом круге, состоящем из стресса и авралов, этот текст для вас. Мы расскажем о пяти способах как организовать рабочий процесс так, чтобы не разрываться между задачами, получать удовлетворение от процесса и видеть результат работы.

Проблема №1. Ошибка планирования

Исполнитель, берясь за новую задачу, выделяет определенное время на ее выполнение, на основе чего руководитель ставит дедлайн. На деле времени обычно требуется больше, так как сотрудник по разным причинам не всегда может точно спланировать свою работу. Однако чаще всего это происходит из-за излишнего оптимистичного отношения к собственным силам.

Это когнитивное искажение психологи Даниэл Канеман и Амос Тверски обозначили как «ошибка планирования». Работником не в полной мере учитывается прошлый опыт выполнения аналогичной задачи и трудности, с которыми он может столкнуться по мере работы. В основе этого искажения также может лежать желание сделать все как можно лучше и быстрее или попытка продемонстрировать свои способности начальству.

Некорректная оценка сложности задачи и неточные сроки ее выполнения приводят к излишней трате времени и, нередко, к некачественной работе. А несоответствие желаемого прогресса действительному может стать причиной дополнительного стресса.

Решение

Понимание, сколько времени необходимо уделить выполнению задачи, действительно можно основывать на предыдущем опыте. Но не стоит это делать интуитивно, лучше пользоваться внешними данными.

Вести учет потраченного времени можно самостоятельно с помощью таймера на телефоне. Однако лучше доверить это специальным трекерам, которые позволят точно увидеть, за сколько была выполнена та или иная задача.
В карточках Kaiten можно фиксировать время, которое было потрачено на выполнение задачи. Таймер можно включать при взятии задачи в работу и при необходимости корректировать время. Таким образом, приступив к аналогичной задаче, вы всегда будете знать, сколько времени необходимо на нее потратить.

Проблема № 2. Неверный приоритет задач

«Умение работать в режиме многозадачности» — такое требование сейчас можно встретить во многих вакансиях. От исполнителя требуют умения одинаково серьезно относиться ко всем задачам, которые у него есть. Почему это практически невозможно?

Согласно исследованиям французских ученых, наш мозг не способен работать более чем над двумя задачами одновременно. Да, мы способны быстро переключаться между несколькими делами, но постоянное перемещение центра внимания снижает производительность и увеличивает время работы.

В попытке угнаться за эффективностью и производительностью, исполнитель берет на себя слишком много работы. Каждая задача в его глазах становится важной и срочной, каждую нужно выполнить как можно быстрее.

Такой подход не способствует движению проекта вперед, напротив — мозг переходит в реактивный режим работы (так называют состояние исполнителя, в котором он реагирует только на сиюминутные задачи), из-за чего сотрудники перестают планировать свои действия и тонут в рутине, что негативно влияет на прогресс проекта.

Решение

Четкая расстановка приоритетов — краеугольный камень эффективных рабочих процессов. Методов приоритизации довольно много, и по итогу каждая команда сама выбирает, какой из них наиболее актуален в работе.

Для выполнения задач важно не только приоритезировать их, но и помнить — не обязательно отправлять все из них в колонку «срочно» или пытаться выполнить все, что так или иначе имеет важность в работе над проектом.

Рекомендуем создать отдельную очередь для задач, которые впоследствии будут отфильтрованы на более и менее срочные и важные. Прежде чем задача берется в работу, в очереди у нее должен быть свой четкий приоритет, с которым согласны и исполнители, и их непосредственное руководство, и заказчики.

Важность задач в карточках могут отмечать все участники команды. Kaiten автоматически считает максимальное значение, минимальное, среднее и медиану. Таким образом команда совместно приоритезирует задачи и совместно планирует работу над проектом.

Для более наглядной классификации, в Kaiten предусмотрено горизонтальное деление доски на дорожки. В верхней строке можно расположить самые важные и срочные задачи, чтобы работники всегда знали, к каким из них нужно приступать в первую очередь.

Полезная статья: «Как ставить цели по SMART»

Проблема №3. Новые задачи при незакрытых старых

Чтобы работа не останавливалась, исполнитель продолжает брать новые задачи у заказчика, хотя не довел до конца предыдущие. Однако исполнители не указывают свою пропускную способность и актуальные рабочие ресурсы. Из-за этого они рискуют оказаться в ситуации, когда открыты 10 задач, и все сделаны в лучшем случае на 50%.  При этом за то же время 3 задачи могли быть уже выполнены на 100%.

Недоделанные задачи раздражают и не дают сосредоточиться на других из-за эффекта Зейгарник — так называют феномен памяти, при котором незавершенные дела становятся навязчивыми мыслями. Уровень стресса растет, как и ком несделанной работы. А за ними по пятам следует психологическое истощение и дальше по накатанной.

Решение

Работа не должна простаивать — это факт, но гора незакрытых тасок не мотивирует ими заниматься. Лучшим решением в этой ситуации будет введение WIP-лимитов.

WIP (work in progress) — это количество задач, которые сейчас взяты в работу. WIP-лимиты — ограничение на количество задач, взятых в производство. Лимит текущей работы уменьшает число незакрытых задач, позволяет сосредотачивать внимание исполнителя / команды на меньших объемах работы и учит доводить все дела до конца.

В Kaiten это рекомендация по ограничению карточек на доске вообще или на их максимальное количество для колонки, дорожки, ячейки. Как только лимит будет превышен, колонка / дорожка / ячейка окрасится в красный цвет и подскажет исполнителю, что сейчас задачи сюда лучше не переносить.

Проблема №4. Размытые дедлайны

Психологи Корнелиус Кинг и Пирс Стил в 2006 году разработали теорию темпоральной прокрастинации, в которой утверждается — чем ближе дедлайн, тем больше исполнителя подгоняет не необходимость выполнить задачу, а страх неудачи и провала.

Но хуже жестких дедлайнов — размытые. Это когда заказчик загадочно говорит «в течение недели будет хорошо если сделаете». А по итогу нужно было не в течение недели, а к среде, а сегодня уже четверг. Но хуже всего то, что из-за нечетких сроков мозг снова включает пресловутый механизм откладывания, и мы не работаем — мы прокрастинируем.

Решение

Четкие сроки конкретизируют поставленную задачу и позволяют грамотно планировать свое время.

Для четкой постановки дедлайна необходимо определить крайнее время закрытия задач, оценить степень жесткости сроков (можно ли их скорректировать при необходимости, или задача должна быть выполнена к конкретному числу) и внимательно следить за ними как руководителю, так и исполнителям.

В Kaiten для каждой карточки можно установить свой дедлайн, указать срочность задачи или поставить пометку «не позднее» для тех карточек, которые перестанут быть актуальными после определенного срока.

Для визуального отображения запланированных и текущих задач во времени в Kaiten есть режим Timeline. Он позволяет задать время начала и время окончания для каждой задачи. Режим позволяет редактировать задачи не переходя на доски, назначать ответственных, менять колонки и дорожки.

Проблема №5. Отсутствие видимого результата

Профессоры Франческа Джино и Брэдли Стаатс, изучающие вопрос приоритизации человеком задач, пришли к выводу, что наш мозг находится в поиске задач, которые он может решить, чтобы испытать удовольствие от самого факта их выполнения.

Видимый результат обычно говорит об эффективности работы сотрудника. У проекта всегда есть цель, к которой ведут задачи разной степени сложности. Мы стремимся их закрывать, однако склонны сосредотачиваться на мелких задачах ради того, чтобы перенести карточку в столбец «Готово» и почувствовать себя счастливым.

Ежедневная работа исключительно над небольшими задачами приводит к тому, что проект не двигается, и результата по нему нет.

Решение

Готовый проект — цель масштабная и монументальная. Но взять ее с первого раза не получится, необходимо делить всю работу на этапы и ставить промежуточные цели. Для этого и существуют спринты, направленные на получение конкретного результата на определенном промежутке времени.

Даже маленькие задачи помогают приблизить итоговую цель. Понимание этого и видимость промежуточного результата мотивирует исполнителей продолжать работу.

В Kaiten есть функция запуска спринта. Также можно указать цель самого спринта, чтобы команда могла видеть, к какому результату необходимо прийти к его завершению.

Что важно запомнить

Так можно ли успевать выполнять все задачи и не сойти с ума? Да, но для этого необходимо правильно настроить рабочий процесс. Коротко перечислим те методы, о которых речь шла выше и зачем они нужны:

1. Опора на зафиксированный предыдущий опыт поможет четко понимать сроки выполнения задачи и правильно планировать работу.
2. Приоритизация избавит от ощущения, что нужно сделать все задачи прямо сейчас, подсветит задания, на которые нужно в первую очередь бросить силы.
3. WIP-лимиты помогут доводить задачи до конца, а не набирать все новые и новые незавершенные задания.
4. Четкие и корректно поставленные дедлайны дисциплинируют и мотивируют планировать свое время так, чтобы закончить задачу в срок.
5. Разбивка проекта на спринты с четкими целями укрепит внутри команды понимание, что работа движется вперед с каждой закрытой задачей.

При правильном применении этих методов, исполнителям будет проще планировать и организовывать свою работу над текущими задачами и над проектом в целом.