Внедрение Канбан: три основополагающих принципа

Представьте, перед вами — описание идеального рабочего процесса, где четко перечислены обязанности каждого участника команды, регламент действий, порядок отчета и прочие мелкие нюансы. Этот план учитывает все, следуя ему команда должна начать идеально, сокращать время поставки и успешно избегать узких мест в процессе. Но на практике оно работает совсем не так.

Канбан может казаться идеальным методом с четко налаженными процессами, регламентом действий, инструментарием и прочими нюансами, которые улучшат работу. Всего-то нужно их внедрить. Но на деле все немного сложнее. Резкое изменение рабочих процессов может быть воспринято командой в штыки, и интеграция будет в разы тяжелее. Что, в свою очередь, может стать препятствием для формирования гибкого рабочего процесса.

На деле Канбан не определяет, как вы будете работать. Метод дает необходимый инструментарий, используя который, вы можете улучшить уже имеющиеся рабочие процессы. И даже этот инструментарий не обязательно использовать целиком. Командам дается возможность оставить только нужные практики, тестируя эффективность каждой непосредственно в работе. Именно поэтому невозможно найти двух одинаково работающих канбан-систем.

Внедрение Канбана предполагает три основных принципа:

1. Начните с того, чем заняты сейчас.
2. Договоритесь всей командой совершенствоваться через эволюционные изменения.
3. Одобряйте инициативу на всех уровнях.

Поговорим о каждом из них подробнее.

Начните с того, чем заняты сейчас

Чтобы начать вести дела по-новому, необходимо закончить со старыми практиками прямо сейчас. Признать, что вы раньше делали что-то не так — непростая задача. Важно подать информацию о грядущих переменах, не обесценивая предыдущий опыт. Если команда посчитает, что все сделанное ими до этого оказалось бессмысленным — это может деморализовать участников и быть воспринято как переход на личности.

Начните с того, чем вы заняты сейчас. Отложите в сторону техническую документацию, которая регламентирует вашу работу, и вспомните — как у вашей команды выстроены рабочие процессы на практике. Для этого необходимо проанализировать ежедневную активность команды и использовать эти знания как основу для выстраивания нового актуального рабочего процесса. Только поняв, как именно вы работаете, вы сможете начать вносить изменения.

Суть этого принципа — обеспечить наглядность рабочих процессов и понять, как именно задача проходит все этапы производства на пути к клиенту. А также показать, что вы уважаете уже сложившиеся в коллективе должности, обязанности и роли.

👉 О том, как перенести  существующие в команде процессы в единое пространство можно прочитать в статье Как визуализировать любой процесс с помощью инструментов Kaiten.

Договоритесь всей командой совершенствоваться через эволюционные изменения

Слово «эволюция» подразумевает постепенное последовательное изменение. Резкая скачкообразная трансформация может быть травматичной для участников команды. Более того — команда не может сразу же интегрировать изменения в рабочие процессы. Для этого необходимо время.

Чтобы избежать деструктивного влияния, договоритесь с командой об эволюционных шагах, которые будут медленно встраиваться в ежедневную активность. Необходимо, чтобы изменения положительно подкреплялись наглядными улучшениями рабочего процесса. Для этого постепенно вводите небольшие практики и, наблюдая, фиксируйте их эффективность. И так шаг за шагом вы придете к оптимальному рабочему процессу.

👉 Как на практике реализованы эволюционные изменения в компании, которая поставила перед собой задачу преобразить отделы в самостоятельные agile-команды и какие шаги предпринимает команда можно прочесть в кейсе «Самолет».

Одобряйте инициативу на всех уровнях

Этот принцип про ощущение комфорта и безопасности всех участников команды, в котором каждый — от тимлида до стажера — может сказать, что в проекте появились какие-то проблемы. При этом важно, чтобы сообщивший о проблеме участник команды не оказался за нее ответственным. Инициативу человек будет проявлять только тогда, когда будет уверен в своей психологической защищенности.

Чтобы участники команды могли проявлять инициативу, подталкивайте их к этому — мотивируйте их высказвать свои мысли и предлагать изменения. Напоминайте им, что вы заодно, вы вместе экспериментируете и ответственность за это тоже несете. Все вместе.

Разумеется, не каждая новая практика подойдет команде и встроится в рабочий процесс. Но неудачи при правильном анализе становятся основой успеха. Поэтому важно, чтобы участники команды доверяли друг другу и могли вовремя сообщить о своих подозрениях всем остальным.

👉 Как объяснить сотрудникам ценность внедрения новых подходов в работе, подружить их с новым инструментом и ускорить процесс адаптации, мы рассказывали здесь.

Что важно запомнить

Три принципа внедрения Канбан закладывают основу для непрерывного совершенствования. Не стоит поддаваться желанию составить из всех канбан-практик идеальный рабочий процесс еще до того, как вы начнете его внедрять.

Начинайте постепенно. Сперва поймите, как вы работаете, какие внутри вашей команды роли, обязанности, сферы ответственности. После — объясните команде необходимость в постепенном эволюционном росте. И, конечно, постройте внутри комнады такую атмосферу, в которой каждый участник будет проявлять инициативу в улучшении рабочего процесса.

Три принципа внедрения Канбан будут полезны не только на этапе интегрирования метода в рабочий процесс, но и потом, когда вы уже полноценно им овладеете.

Эта статья – перевод материала Sonya Siderova. Оригинал статьи.